Jak poprawnie podać dane do faktury podczas składania zamówienia, gdy występują Nabywca i Odbiorca?

Podczas składania zamówień firmowych, instytucjonalnych lub realizowanych w imieniu innego podmiotu często zdarza się sytuacja, w której nabywca (podmiot, na który wystawiana jest faktura) oraz odbiorca (podmiot lub miejsce dostawy) to dwa różne podmioty.

Jeśli składają Państwo zamówienie w sklepie internetowym www.biurowe-zakupy.pl, warto już na etapie składania zamówienia poprawnie uzupełnić wszystkie dane, aby uniknąć opóźnień w realizacji zamówienia, konieczności wystawiania korekt dokumentów oraz dodatkowego kontaktu z działem obsługi.

Czym różni się Nabywca od Odbiorcy?

W praktyce:

Nabywca – to firma, instytucja lub jednostka, na którą wystawiana jest faktura VAT i która formalnie dokonuje zakupu.

Odbiorca – to firma, oddział, dział lub lokalizacja, do której fizycznie dostarczany jest zamówiony towar.

Taka sytuacja występuje bardzo często, na przykład gdy:

• centrala firmy składa zamówienie, ale dostawa realizowana jest do oddziału,
• urząd lub szkoła zamawia artykuły biurowe do konkretnej jednostki organizacyjnej,
• dział zakupów zamawia materiały biurowe dla innego działu firmy,
• firma realizuje zamówienie z dostawą do magazynu, filii lub innej lokalizacji,
• zakup realizowany jest dla klienta końcowego z innym adresem dostawy.

W sklepie www.biurowe-zakupy.pl wystawiamy faktury z rozdzieleniem danych Nabywca / Odbiorca, dlatego ważne jest poprawne podanie wszystkich informacji już podczas składania zamówienia.

Jak poprawnie podać dane do faktury?

Jeśli dane nabywcy różnią się od danych odbiorcy, prosimy o dokładne uzupełnienie informacji podczas składania zamówienia.

Dane Nabywcy

Prosimy o podanie kompletnych danych podmiotu, na który ma zostać wystawiona faktura:

• pełna nazwa firmy / instytucji,
• numer NIP,
• ulica i numer adresu,
• kod pocztowy,
• miejscowość,
• kraj.

Dane Odbiorcy

Jeśli odbiorca jest inny niż nabywca, prosimy o podanie pełnych danych odbiorcy:

• nazwa odbiorcy / oddziału / jednostki,
• adres dostawy,
• kod pocztowy,
• miejscowość,
• dane kontaktowe (jeśli wymagane do dostawy).

Im dokładniejsze informacje zostaną podane od razu, tym szybciej zamówienie zostanie poprawnie zrealizowane przez sklep www.biurowe-zakupy.pl.

Dodatkowy opis na fakturze – ważne informacje dla księgowości

Wiele firm i instytucji wymaga, aby na fakturze znalazły się dodatkowe informacje identyfikujące zamówienie.

Najczęściej są to:

• numer zamówienia,
• numer referencyjny klienta,
• numer wewnętrzny,
• oznaczenie działu,
• numer projektu,
• symbol kosztowy,
• imię i nazwisko osoby zamawiającej,
• inne oznaczenia wymagane przez dział księgowości lub administrację.

Jeżeli faktura ma zawierać dodatkowy opis, prosimy o wpisanie tej informacji w polu „Uwagi do zamówienia” podczas składania zamówienia w sklepie www.biurowe-zakupy.pl.

Dzięki temu dokument zostanie przygotowany zgodnie z Państwa wymaganiami już przy pierwszym wystawieniu.

Dlaczego warto podać kompletne dane od razu?

Poprawnie uzupełnione dane to przede wszystkim szybsza i sprawniejsza realizacja zamówienia.

Dzięki temu można uniknąć:

✔ opóźnień w realizacji zamówienia,
✔ konieczności kontaktu w celu uzupełnienia danych,
✔ błędnie wystawionej faktury,
✔ konieczności wystawiania korekty dokumentów,
✔ problemów z akceptacją faktury przez dział księgowości.

Klienci sklepu www.biurowe-zakupy.pl bardzo często korzystają z faktur z rozdzieleniem danych Nabywca / Odbiorca, szczególnie przy zamówieniach firmowych, korporacyjnych oraz instytucjonalnych.

Wystawiamy faktury Nabywca / Odbiorca

Jeśli potrzebują Państwo faktury z rozdzieleniem danych Nabywca / Odbiorca, sklep www.biurowe-zakupy.pl bez problemu przygotuje odpowiedni dokument.

Warunkiem jest poprawne podanie wszystkich danych podczas składania zamówienia oraz wpisanie ewentualnych dodatkowych wymagań w sekcji „Uwagi do zamówienia”.

Przykład poprawnego uzupełnienia danych

Aby ułatwić prawidłowe wypełnienie formularza, poniżej przedstawiamy przykład poprawnego uzupełnienia danych dla faktury z rozdzieleniem danych Nabywca / Odbiorca wraz z miejscem na wpisanie dodatkowych informacji wymaganych na fakturze.

Prosimy kierować się poniższym przykładem podczas składania zamówienia w sklepie www.biurowe-zakupy.pl.